• Инталев: Документооборот
• Инталев: Корпоративные Финансы

Обычно во введении пишется о том, как создавался программный продукт, какие были споры, дебаты и т. д. Мы вас не станем утомлять повествованием о тяжелых муках, в которых рождалась программа, сколько бессонных ночей трудились разработчики, чтобы получился добротный, надежный, а главное полезный в бизнесе инструмент. Просто скажем, что на "Инталев: 2005" потрачено свыше 20 человеко-лет разработчиков, плюс опыт консультантов, полученный на сотнях разных проектов.

Давайте лучше посмотрим на результат и опишем те задачи, с которыми вы сталкиваетесь ежечасно, ежедневно, еженедельно и т.д. И как их можно решить с помощью приобретенного вами программного продукта.

Система управления существует на вашем предприятии независимо от того, хотите вы этого или нет. Она может быть неформальной, разрозненной, содержащей белые пятна, но она существует. Если вы приняли решение автоматизировать систему управления своей компании, а платформа "Инталев: 2005" предназначена именно для этого, то без четкой формализации управления вам не обойтись.

Рисунок 1 Цикл управления

Процесс управления любым предприятием, независимо от формы собственности, можно проиллюстрировать с помощью схемы управленческого цикла. Схема управления справедлива для управления любым объектом. Это значит, что система управления, не отвечающая этой схеме, неизбежно приведет к результату, далекому от ожидаемого:

Целеполагание: Без понимания того, куда движется компания, каких результатов хочет добиться руководство, какие цели оно ставит перед своими сотрудниками, невозможно правильно организовать эффективную работу предприятия. Конечно, программа не решит за вас, чего вы хотите добиться. Это процесс творческий, требующий как стандартных, так и нестандартных решений от руководства компании. Нельзя также забывать и о том, что для достижения целей нужно ясно понимать, насколько у руководителей предприятия хватит воли для построения системы целей. Ведь после того как цели будут поставлены, придется предпринимать шаги по их достижению. Программа позволяет сформировать набор управленческих показателей, которые будут являться индикаторами достижения целей.

Планирование: Без планирования мероприятий и значений ключевых показателей нет уверенности в том, что компания, в конце концов, придет к намеченным целям.

Учет и контроль: Исполнение планов сотрудниками должно тщательно контролироваться, должны фиксироваться все план-фактные отклонения для дальнейшего анализа.

Анализ: Важнейший этап управления. На данном этапе собирается информация для формирования управленческого воздействия. Производится оценка план-фактных отклонений, определяются их причины. Без всестороннего анализа текущей ситуации невозможно принятие взвешенных и обоснованных управленческих решений. Программа позволяет проводить анализ текущего и планового состояния компании в разрезе балансовых единиц, бизнес-процессов и многих дополнительных настраиваемых аналитик.

Контроль выполнения планов происходит через план-фактный анализ выполнения бюджетов и отдельных показателей. Поэтому очень важен выбор этих бюджетов и финансово-экономических показателей, отражающих специфику операционной деятельности предприятия/холдинга.

Одним из первых этапов внедрения программы является определение списка контролируемых бюджетов и показателей. Для каждого бюджета нужно разработать список аналитик, в разрезе которых потребуется показывать план-фактные отклонения. Например, исполнение бюджета движения денежных средств можно анализировать в разрезе статей, а бюджета продаж – в разрезе товаров. Аналитика по ЦФО и сценарию функционирует автоматически.

При указании алгоритма расчета каждого показателя в бюджетах и управленческих отчетах нужно проверить, что на указываемых счетах управленческого плана счетов ведется требуемая аналитика. Иначе бюджет и управленческие показатели не смогут быть расшифрованы по аналитикам.

Формирование управленческого воздействия: На данном этапе управленческого цикла производится или корректировка дальнейших планов, или корректировка целей компании. Слабо-формализуемый этап, поэтому помощь программы здесь минимальна – никакой самый умный компьютер не сможет за Вас принять даже самое простое решение. Программа, автоматизируя наиболее рутинные операции управленческого цикла, позволит Вам сконцентрироваться на данном этапе.

"Инталев: 2005" позволяет моделировать систему управления и производить дальнейшую автоматизацию планирования, учета и анализа по настроенной модели. Условно модель можно разделить на две равнозначные составляющие, статическую – которая позволяет контролировать текущее состояние компании по настроенным управленческим показателям, и динамическую, которая позволяет контролировать протекающие в компании процессы, причем которые затрагивают не только финансовую перспективу, но и взаимоотношения с клиентами (покупатели, поставщики, персонал и т.п.), процессы производства, обучения, реализации планов и пр.

Инталев: Документооборот

Одной из основных проблем организаций являются транзакционные издержки, то есть потери или искажение информации, возникающие при ее передаче. Наверняка, в детстве вы играли в испорченный телефон. Тогда было интересно и весело наблюдать за причудливыми изменениями слов. Но согласитесь, что во взрослой жизни совсем не весело наблюдать за множеством примеров испорченных телефонов на вашем предприятии, из-за которых ежедневно компания несет убытки, при чем зачастую они выражаются в довольно значительных суммах. Наша программа может помочь решить эту проблему. Конечно, рассчитывать на то, что она полностью избавит вас от подобных неприятностей, было бы неправильно. Межличностное общение сотрудников останется в любом случае, но оно уже не будет существенным фактором убытков.

Выиграет не только руководство, но и сами исполнители. Четкая постановка задач, то есть определение того, что нужно делать, как это нужно делать, в какой срок и т.д., приводят к тому, что каждый отдельный сотрудник имеет понятное руководство к действию. Он может спланировать свое рабочее время оптимальным образом, тем самым, опять же, повышая свою производительность и, следовательно, производительность компании в целом. Здесь необходимо отметить, что в программе существует возможность самостоятельно определять правила выполнения определенных работ и критерии оценки их выполнения.

Давайте теперь посмотрим на то, как введение процессного подхода повлияет на наши взаимоотношения с клиентами.

Дело в том, что процессы могут выходить за рамки предприятия. Например, процесс закупки товаров или процесс реализации готовой продукции. И здесь опять выигрывают обе стороны. Во-первых, сам клиент, поскольку возникает достаточно прозрачная и понятная картина выполнения процессов, тем самым доступ к информации о процессе, а точнее к сотрудникам, ответственным за его выполнение. А, во-вторых, работники предприятий, так как все взаимоотношения с клиентом оказываются регламентированными, что приводит к более осознанной, и что самое главное, обоснованной работе с клиентами компании. В программе реализована возможность включения клиентов в список исполнителей процессов. Например, в случае согласования каких-либо документов. Тем самым клиенты могут оказываться участниками документооборота предприятия, вернее, понятного и автоматизированного документооборота.

Нельзя также не отметить тот факт, что на основании данных, собранных в ходе использования программы, станет возможным проводить достаточно серьезную аналитическую работу, касающуюся, прежде всего, анализа эффективности выполнения процессов на предприятии, в том числе и определение так называемых "узких мест".

Оптимизация бизнес-процессов (БП) может проводиться не только на основании знаний полученных при посещении учебных заведений, но и исходя из опыта сотрудников, занимающихся оптимизацией бизнес-процессов, и обыкновенного здравого смысла. При этом, такие недостатки процессов как дублирование функций, то есть неоправданное выполнение одной и той же функции несколькими исполнителями, перегруженность процесса функциями, потерявшими свою актуальность в рамках данного процесса и др., становятся очевидными. При проведении анализа и оптимизации БП положительным фактором будет являться участие в этом процессе сотрудников ответственных за дальнейшую автоматизацию работы предприятия. Они смогут своевременно заострить внимание на задачах, связанных именно с автоматизацией, тем самым, обеспечивая преемственность результатов полученных при построении системы БП следующими этапами работ по внедрению на предприятии процессного подхода.

Таким образом, вы можете видеть, что с помощью приобретенной вами программы можно решить достаточно широкий круг задач, возникающий на вашем предприятии.

Инталев: Корпоративные Финансы

Обычно в компаниях существуют не интегрированные контуры программной поддержки для отдельных функций и служб: бухгалтерской, коммерческой, финансовой. Часть данных собирается в торгово-учетном контуре (производственном, оперативном), еще часть собирается в бухгалтерской программе, а часть информации учитывается в электронных таблицах финансовой службы.

Бухгалтерия, используя свою программу, имеет цель подготовить отчетную информацию для фискальных органов, следовательно, регламент работ зависит от налоговой инспекции. Для принятия управленческих решений информации из бухгалтерских отчетов недостаточно в силу ее слабой детализации и оперативности и, кроме того, часто неадекватности реальной картине отчетной информации.

Оперативный контур дает полное представление только об одном участке деятельности компании - закупке и реализации продукции. Этот контур обычно функционально не готов для ведения планирования и учета затрат на основную деятельность. Кроме того, на предприятии обычно нет возможности автоматического получения сводной отчетности по всем филиалам и подразделениям.

Сотрудники отделов самостоятельно пишут в электронных таблицах программы и макросы, которые предназначены для учета фактических затрат и ведения управленческого учета по основной деятельности. У каждого отдела непроизвольно рождается свой регламент сбора данных и форматы предоставления информации. Очень скоро система из электронных таблиц становится настолько разобщенной, что просто распадается на отдельные программные куски, которые трудно состыковать не только с программами других контуров, но даже между собой.

Специалистами нашей фирмы были выделены следующие важные задачи при постановке бюджетирования, которые не имели адекватной программной поддержки:

• Бюджетирование;
• Управленческий учет;
• Финансовый анализ;

Именно решение этих проблем и легло в основу разработанного специалистами фирмы "Инталев" модуля для конфигураций программного продукта "1С: Предприятие 8.0", который получил название "Инталев: Корпоративные финансы". При постановке задачи выяснилось, что создаваемый модуль должен стать не только центром консолидации плановой и отчетной информации, но и центром получения всей управленческой отчетности по бюджетам в форме, удобной для принятия управленческих решений. В ходе работы также были сделаны множественные сервисные функции, заметно облегчающие работу пользователей.

При этом благодаря тому, что модуль полностью внедрен в среду "1С: Предприятие 8.0", фактическая информация передается непосредственно и автоматически от первичных фактических данных "1С: Предприятия 8.0", введенных всеми пользователями – в продукте существует множество механизмов, позволяющих вносить управленческие данные на основании информации из самых разных источников. Плановая же информация вводится непосредственно в модуль сотрудниками, ответственными за планирование. Таким образом, была решена задача поддержки процесса коллективного планирования (несколькими менеджерами, бизнесами, отделами на разных уровнях управления) всей хозяйственно-финансовой деятельности и план-фактного контроля деятельности.

Программный продукт должен создавать на предприятии интегрированное решение, не ломая, а дополняя имеющийся программный контур "1С: Предприятия 8.0".

Схема взаимодействия модулей программы "1С: Предприятие" и "Инталев: 2005" показана на Рисунок 2.

Рисунок 2 Схема программного взаимодействия

Использование "Инталев: 2005" без "привязки" к фактическим данным, т.е. без объединения с конфигурацией, в которой ведется оперативный и бухгалтерский учет, также возможно. В этом случае фактические данные должны вводиться заново в "Инталев: 2005" для проведения план-фактного контроля, что снизит эффект от использования программы.

В первую очередь программа предназначена для составления тактических и оперативных планов (бюджетов) деятельности предприятий (холдингов). В системе планирования компании ее место определяется последовательностью разработки планов:

Первые два этапа поддаются автоматизации лишь частично. Для поддержки составления бизнес-планов существуют специальные программы, т.к. механизм бизнес-планирования существенно отличается от процедуры составления оперативных бюджетов компании. Бизнес-план дает в первую очередь ответ на вопрос "Эффективен ли в целом данный проект?", а оперативный бюджет определяет способы расходования ресурсов для достижения поставленных целей.

В идеальном случае после составления бизнес-планов оперативные планы вносятся в "Инталев: Корпоративные финансы", и затем отслеживается их выполнение по сравнению с бизнес-планом.

При этом слово "оперативные" совсем не означает только краткосрочные планы (на 1-3 месяца), т.к. квартальные и годовые бюджеты составляются с достаточно высокой степенью детализации, особенно для устоявшихся бизнесов.

Необходимо заметить, что постановка бюджетирования в компании – процесс довольно трудоемкий, прежде всего в области организации: необходимо разработать структуру центров финансового учета компании, структуру бюджетов, регламенты бюджетирования и многое другое.

При организации системы бюджетирования в компании можно использовать методические указания, разработанные "Инталев" и распространяемые отдельно. Таким образом, специалистами фирмы "Инталев" создан не только программный продукт по поддержке системы финансового управления, но и разработана методика постановки и внедрения бюджетирования, ставшая отдельным продуктом.

Программа стала инструментом, резко увеличивающим свое значение при квалифицированном внедрении.

Таким образом, программный продукт служит для поддержки процесса бюджетного (финансового) управления. Его основная задача - это максимально способствовать менеджерам в принятии финансовых решений, освобождать их время от рутинных операций и обрабатывать

большие массивы данных, предоставляя отчетную информацию в удобной для принятия решений форме.

Искренне надеемся, что руководство пользователя поможет вам познакомиться со всеми возможностями, предоставляемыми программой и использовать их в полной мере.

Подробнее о концепции "Инталев 2005"

 

Отзывы

Квиза Трейд
БудМакс
Арт-мастер
ФК "Шахтер"
Молочник
ТД "Южный Буг"
...
Все отзывы


Карта проезда в офис "Инталев-Украина"